كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني من Microsoft Office 365
بالنسبة لغالبية الشركات يعد البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من سير العمل والتواصل، وفي الواقع ، هناك أكثر من 3.9 مليار مستخدم نشط للبريد الإلكتروني في جميع أنحاء العالم ، حيث يتصدر Gmail و Outlook 365 الحزمة لحسابات المؤسسات والشركات.
ماهو backup outlook 365
بالنسبة لمعظم موظفيك من الطبيعي إرسال البيانات والمعلومات المهمة عبر البريد الإلكتروني دون إعطاء قيمة للبيانات مرة أخرى. ومع ذلك ، بدون خطة النسخ الاحتياطي أو الاسترداد المناسبة ، قد يؤدي فقدان البريد الإلكتروني (عرضيًا أم لا) إلى تعريض بيانات الشركة وامتثالها وإنتاجيتها الإجمالية للخطر.
backup outlook 365
تابع القراءة لمعرفة المزيد حول ميزات النسخ الاحتياطي الأصلية في Microsoft Office 365 ، ولماذا يجب أن يكون النسخ الاحتياطي SaaS جزءًا من إستراتيجية أمان البيانات الشاملة، من النسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني على Microsoft 365.
شرح backup outlook 365
عند استخدام Microsoft 365 ، يحافظ النظام الأساسي على بريدك الإلكتروني وإلى حد ما ، ولكنه لا يقوم في الواقع بنسخ بياناتك احتياطيًا، ويعمل Microsoft 365 وفقًا لنموذج المسؤولية المشتركة ، مما يعني أن الخدمة ستشترك معك في السيناريوهات التالية:
- أمان مركز البيانات - المادي والقائم على الشبكة
- تخزين البيانات وتكرارها وفائضها
- تتحكم ضمانات وقت التشغيل والخصوصية في مبادئها الأساسية ("إذا لم نتمكن من حماية الأشخاص ، فنحن لا نستحق ثقتهم") لنهج الأمان من Microsoft
- الحماية من الأحداث الكبرى التي تؤثر على مراكز البيانات الخاصة بهم مثل فشل الأجهزة أو البرامج ، والكوارث الطبيعية ، وانقطاع التيار الكهربائي ، وأخطاء نظام التشغيل ، وما إلى ذلك.
backup pst outlook
ولكن عندما يتعلق الأمر ببيانات البريد الإلكتروني ، فإن الحذف العرضي أو الضار للبيانات هو مسؤولية المؤسسة، وبدلاً من خدمة النسخ الاحتياطي الحقيقية لـ Microsoft 365 ، يقدم البرنامج ميزات الأرشفة فقط، وتعمل خوادم Exchange و IMAP على أرشفة بريدك الإلكتروني تلقائيًا ، مع الاحتفاظ بالعناصر المتاحة لفترة زمنية معينة. هناك طريقتان يمكنك من خلالهما الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بريدك الإلكتروني: تلقائيًا ويدويًا.
الأرشفة التلقائية في Microsoft 365
ستتمكن من الوصول إلى الرسائل الإلكترونية المؤرشفة من أي مكان وفي أي وقت. يمكن العثور على ملفات الأرشفة التلقائية في: C: \ Users \ YourUserName \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst. وإذا كنت تريد نسخ العناصر احتياطيًا محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فيمكنك تلقائيًا نقل العناصر القديمة أو حذفها باستخدام الأرشفة التلقائية أو تصديرها إلى ملف .pst.
أرشيف يدوي في Microsoft 365
يمكنك أرشفة بريدك الإلكتروني باستخدام الخطوات التالية:
1. حدد ملف> فتح وتصدير> استيراد / تصدير.
2. حدد تصدير إلى ملف ، ثم حدد التالي.
3. حدد ملف بيانات Outlook (.pst) ، وحدد التالي.
4. حدد مجلد البريد الذي تريد نسخه احتياطيًا وحدد التالي.
5. حدد موقعًا واسمًا لملف النسخ الاحتياطي ، ثم حدد إنهاء.
6. إذا كنت ترغب في حماية الوصول إلى ملفاتك ، فأنشئ كلمة مرور وأكدها ، ثم حدد موافق.
يمكنك أيضًا إعداد إعدادات أرشيف مخصصة بناءً على احتياجاتك.
safepstbackup
في حين أن هذه الخيارات مفيدة ، إلا أن النسخ الاحتياطي باستخدام Microsoft 365 له حدوده وقد لا يكون هو الأفضل لنسخ البيانات احتياطيًا، وأكبر عيب في قدرات أرشيف Microsoft 365 هو فترات تقادم العناصر، وبمجرد وصول عنصر إلى نهاية فترة تقادمه يتم حذفه تلقائيًا من Microsoft 365، وبالنسبة للشركات التي تبحث عن نظام نسخ احتياطي شامل ومتسق ، قد لا يكون هذا مثاليًا، وفترة التقادم للعناصر المختلفة هي كما يلي:
مجلد فترة التقادم
البريد الوارد والمسودات 6 اشهر
عناصر محذوفة 2 أشهر
صندوق الصادر 3 اشهر
التقويم 6 اشهر
مهام 6 اشهر
ملحوظات 6 اشهر
مجلة 6 اشهر
استخدام Backupify لنسخ Microsoft 365 احتياطيًا
على الرغم من وجود بعض الانتكاسات الكبيرة لخيارات أرشيف Microsoft 365 ، إلا أن هناك طرقًا أخرى يمكنك من خلالها ضمان نسخ بياناتك احتياطيًا وحمايتها، بينما يقوم Microsoft 365 فقط بأرشفة البيانات والاحتفاظ بها لفترة محدودة من الوقت ، فإن النسخ الاحتياطي لبياناتك باستخدام نظام نسخ احتياطي قائم على السحابة يمكن أن يتجاوز ذلك.
backup outlook
وباستخدام حل النسخ الاحتياطي SaaS لـ Microsoft 365 ، مثل Backupify ، يمكنك ضمان بقاء حساباتك وبياناتك مهما كانت الظروف، ويوفر Backupify نسخًا احتياطية آلية وروتينية في سحابة Datto الخاصة بشركة مايكروسوفت ، حيث يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت وفي أي مكان.